Kostenloses ERP-System: Die Kostenfalle hinter der Lizenzfreiheit
Wer nach einem kostenlosen ERP-System sucht, achtet meist zuerst auf die Lizenzkosten. Viele Anbieter werben damit, dass ihr ERP-System kostenlos oder besonders günstig ist. Doch genau hier lohnt sich ein genauer Blick. Denn die eigentliche ERP-Lizenz macht oft nur einen kleinen Teil der Gesamtkosten aus.
Für eine fundierte Entscheidung sollte deshalb immer der Total Cost of Ownership (TCO) betrachtet werden – also sämtliche Kosten, die über den gesamten Lebenszyklus eines ERP-Systems entstehen. Wer verschiedene Lösungen bewertet, sollte deshalb nicht nur den Lizenzpreis vergleichen, sondern die gesamte Systemlandschaft und alle langfristigen Kosten berücksichtigen.
Die ERP-Lizenz ist oft nur die Spitze des Eisbergs
Viele Unternehmen suchen nach einem kostenlosen ERP-System, um Lizenzkosten zu sparen. Doch die ERP-Lizenz ist häufig nur die Spitze des Eisbergs. Viele Systeme benötigen zusätzliche Komponenten, die separat lizenziert oder betrieben werden müssen. Dadurch entstehen Kosten, die in der ersten Kalkulation oft nicht berücksichtigt werden.
Dazu zählen beispielsweise:
- Betriebssysteme für Server und Arbeitsplätze
- Mobile Betriebssysteme für Apps und Scanner
- Datenbanken
- Applikationsserver
- E-Mail-Lösungen
- Office-Pakete
- Zusatzmodule und Schnittstellen
- Drittanbieter-Software
Je nach System können diese Positionen erhebliche laufende Kosten verursachen. Auch bei einem gratis ERP-System lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die gesamte Infrastruktur.
ERP kaufen oder mieten?
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Lizenzmodell. Während früher viele ERP-Systeme als Kauflizenz angeboten wurden, setzen heute zahlreiche Hersteller auf Miet- oder Abonnementmodelle. Das bietet zwar Vorteile bei der Einführung, führt jedoch oft zu dauerhaft wiederkehrenden Kosten.
Besonders bei wachsenden Unternehmen können zusätzliche Benutzer, Standorte oder Funktionen die monatlichen Ausgaben deutlich erhöhen. Wer ein ERP-System kostenlos nutzen möchte, sollte deshalb prüfen, wie sich die Kosten langfristig entwickeln und welche Leistungen tatsächlich im Angebot enthalten sind.
Die langfristigen Kosten entscheiden
Bei der Auswahl eines ERP-Systems lohnt sich daher ein Blick über die eigentliche Lizenz hinaus. Unternehmen sollten nicht nur die Kosten für Infrastruktur und Zusatzsoftware betrachten, sondern auch den langfristigen Aufwand für individuelle Anpassungen und die laufende Betreuung. Erweiterungen, Berichte oder Schnittstellen verursachen nicht nur einmalige Projektkosten. Je nach ERP-System können sie bei späteren Updates erneut angepasst werden. Dadurch entstehen laufende Kosten, die sich im Vorfeld oft nur schwer kalkulieren lassen.
Wer die Gesamtkosten eines ERP-Systems bewerten möchte, sollte sich deshalb unter anderem folgende Fragen stellen:
- Welche Zusatzlizenzen werden benötigt?
- Wie entwickeln sich die Kosten bei Unternehmenswachstum?
- Welche Drittprodukte sind erforderlich?
- Entstehen laufende Miet- oder Nutzungsgebühren?
- Welche Kosten entstehen für individuelle Anpassungen und Berichte?
- Müssen Anpassungen bei zukünftigen Updates erneut durchgeführt werden?
- Wie hoch sind die laufenden Kosten für Betreuung und Weiterentwicklung?
- Wie flexibel kann das System künftig erweitert werden?
„Die Lizenzkosten sind oft nur die Spitze des Eisbergs. Entscheidend ist der Total Cost of Ownership – also die Gesamtkosten eines ERP-Systems über seinen gesamten Lebenszyklus.“
Besonders bei langfristigen Investitionen lohnt sich ein Blick auf Open-Source-ERP-Systeme. Erst die Summe aller Kosten ermöglicht einen realistischen Vergleich verschiedener Lösungen. Doch selbst wenn die laufenden Kosten passen, wird ein wichtiger Faktor oft übersehen: der spätere Systemwechsel. Einführung, Schulungen, Datenmigration und Anpassungen können schnell höhere Kosten verursachen als die Software selbst.
Nicht nur den Preis vergleichen
Ein kostenloses ERP-System bedeutet nicht automatisch niedrige Gesamtkosten. Umgekehrt kann eine auf den ersten Blick teurere Lösung langfristig wirtschaftlicher sein, wenn weniger Zusatzsoftware, geringere Betriebskosten oder niedrigere Aufwände für Wartung und Weiterentwicklung anfallen. Deshalb sollten Unternehmen immer die gesamte IT-Landschaft und den Total Cost of Ownership (TCO) betrachten – nicht nur den Preis der ERP-Lizenz. Erst die Gesamtkosten über den gesamten Lebenszyklus eines ERP-Systems zeigen, welche Lösung langfristig wirtschaftlich ist.
Fazit: Kostenloses ERP bedeutet nicht automatisch kostenfrei
Wer ein kostenloses ERP-System auswählt, sollte nicht nur auf die offensichtlichen Lizenzkosten achten. Betriebssysteme, Datenbanken, Zusatzprogramme, Schnittstellen, individuelle Anpassungen, Betreuung und Lizenzmodelle können die tatsächlichen Kosten erheblich beeinflussen. Ein ERP-System kostenlos zu erhalten bedeutet nicht automatisch, dass keine weiteren Ausgaben entstehen. Erst wenn der Total Cost of Ownership betrachtet wird, lassen sich verschiedene ERP-Lösungen realistisch miteinander vergleichen und spätere Überraschungen vermeiden.
Doch wie sieht es bei Open Source ERP aus? Können offene Systeme langfristig tatsächlich Kosten sparen oder ist das nur ein Mythos? Lies dazu unseren Beitrag „Spart Open Source wirklich Geld?“. Gerne verraten wir dir auch wie unser Modell der Genossenschaft funktioniert, was es so einzigartig macht und wie wir dir helfen können, die Zukunft deines Unternehmens „sicher“ mitzugestalten.