Order Management
Die Software zur Verwaltung von Aufträgen
Die Auftragsverwaltung ist das Zentrum deines Geschäfts und die Basis deines Handelns. Die Auftragsorganisation in Kieselstein ERP bündelt alle Informationen und steuert den kompletten Ablauf: vom Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung und integriertem Mahnwesen. Einkauf, Liefer- und Abrechnungsstatus, Zeiterfassung und Personal werden hier zentral gebündelt. Auch Status, Fortschritt, Umsatz, Termine und der Verlauf deiner Projekte lassen sich in deinem Order Management übersichtlich abbilden.
Dein individualisierbares Cockpit
Von A wie Angebot bis Z wie Zeiterfassung
Egal ob Produktion, Dienstleistung oder Mischformen: Das Auftragsmanagement–Modul ist für alle Branchen geeignet. Es macht die Auftragsabwicklung transparent und verlässlich, egal ob bei Serien-, Einzelfertigung oder projektbezogenen Aufträgen. Du kannst jederzeit den aktuellen Status abrufen und Kunden sofort Auskunft geben – ohne Umwege über Fertigung oder Lager und unabhängig davon, ob die zuständige Person gerade verfügbar ist.
Auch komplexe Szenarien – etwa Sondermaschinenbau mit kundenspezifischen Komponenten – sind dort sauber strukturiert: In der Angebotsphase erfasste Stücklisten werden im Auftrag zu Positionen, der Fertigungsstatus einzelner Komponenten ist über die Los- bzw. Chargenverwaltung jederzeit einsehbar.
Kurz: In der Auftragsverwaltung laufen alle Fäden zusammen – es ist dein Cockpit in Kieselstein ERP.
Kernfunktionen zur Abwicklung deiner Aufträge
Kundenbestellungen erfasst du manuell oder automatisch – über EDI (z. B. CleverCure), Webshop oder CSV-Import. Eine Übersicht offener Auftragspositionen zeigt dir jederzeit Liefertermine und Verfügbarkeiten, sodass du verlässlich disponieren kannst. Der gesamte Prozess läuft durchgängig von Projekt und Angebot bis zum Auftrag und basiert auf einer konsistenten Datengrundlage.
Aus Auftragsbedarfen erzeugst du Anfragen an Lieferanten – einzeln oder als Gruppenanfrage –, vergleichst Konditionen und wandelst sie direkt in Bestellungen um. Der Bestellvorschlag errechnet den Bedarf termingesteuert, Wareneingänge werden per mobilem Scanner gebucht und automatisch ins Lager übernommen. Eingangsrechnungen lassen sich direkt mit dem Wareneingang verknüpfen, im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format einlesen, prüfen, kontieren und verbuchen.
Das Modul ermittelt offene Fertigungsaufträge und löst mehrstufige Stücklisten hierarchisch auf. Zeit- und Materialbuchungen fließen vollständig in die Gestehungskosten ein und schaffen Transparenz über Aufwand und Kalkulation. Weitere Bedarfe ergeben sich aus Kundenaufträgen, Forecasts oder definierten Mindestbeständen.
Die Chargen- und Seriennummernverwaltung ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit. Seriennummern werden bereits in der Fertigung vergeben, im Lager per Scan dokumentiert und automatisch auf den Lieferscheinen angedruckt. Sammel- und verkettete Lieferscheine unterstützen komplexe Auslieferungsszenarien, während automatisierbare Workflows – vom Ausliefervorschlag bis zur mobilen Buchung – für Effizienz sorgen.
ahmen-, Abruf-, Sammel- und wiederholende Aufträge lassen sich flexibel abwickeln. Die Faktura deckt Sammelrechnungen, Anzahlungs- und Schlussrechnungen sowie Proformarechnungen ab und unterstützt unterschiedliche Mehrwertsteuersätze sowie Fremdwährungen inklusive Kursgewinnen und -verlusten. Mahnwesen und Offene-Posten-Verwaltung sind integriert, die Finanzbuchhaltung verbucht automatisch und hält die Gewinn- und Verlustrechnung laufend aktuell.
Die Auftragsliste liefert Statusinformationen, frei definierbare Auftragsarten und vielfältige Sortiermöglichkeiten. Auf Positionsebene stehen Kopier- und Exportfunktionen sowie die Schnellerfassung per Scanner zur Verfügung. Weitere Ansichten zeigen Teilnehmer, Lieferstatus, Lose, Auftragszeiten, zugehörige Lieferscheine und Rechnungen sowie die Materialwirtschaft mit Bestellungen und Eingangsrechnungen.
KES ist konsequent kundentermin-getrieben. Ziel ist eine hohe Lieferfähigkeit bei gleichzeitig möglichst geringem Lagerbestand – erreicht durch die durchgängige Verbindung von Verkauf, Einkauf, Produktion, Logistik und Finance.
Das ERP, das mitwächst
Mit Kieselstein ERP hast du jederzeit den vollen Überblick und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt - dein Geschäft.
So flexibel kann Auftragsverwaltung sein
Die Auftragsverwaltung in Kieselstein ERP geht weit über die reine Auftragserfassung hinaus. Sie ermöglicht Nachkalkulationen bis hin zum DB III (Rohertrag), unterstützt wiederkehrende Aufträge, Gutschriften und Rechnungskorrekturen sowie die Verwaltung von Eingangs-, Kosten- und Provisionsrechnungen.
Dank integrierter Dokumentenablage, E-Mail-Versand und REST-API-Anbindungen – etwa für Webshops oder Produktionsrückmeldungen – bleiben Prozesse schlank und durchgängig. Auch Fremdwährungen, Meilensteinplanung mit Liquiditätsvorschau, offene Posten und Liefermengen, Rahmen- und Abrufaufträge sowie spezielle Anforderungen wie Schrottlieferungen und Metallnotierungen oder Preis- und Mengenstaffeln werden abgedeckt.
Aufträge zuverlässig verwalten
Kieselstein ERP bietet dir mehr als nur Software: Du erhältst ein Werkzeug, das deine Prozesse vereinfacht, Kosten senkt und dir volle Kontrolle gibt – vom ersten Kundenkontakt bis zur fertigen Auslieferung. Deine Vorteile im Überblick:
Alles in einem System
Aufträge, Beschaffung mit Bestellungen und Eingangsrechnungen, Fertigung, Logistik und Finance laufen in einem einzigen Cockpit zusammen.
Sofort auskunftsfähig
Du hast jederzeit den Live-Status offener Positionen und der Produktion im Blick und kannst Kunden wie Lieferanten sofort verlässliche Auskünfte geben.
Termingesteuert & bestandsoptimiert
KES plant konsequent auf Termin und hält Bestände schlank, sodass du termingerecht liefern kannst – auch direkt ab Lager.
Fertigung nach Kundenauftrag
Du steuerst nach Termin, Priorität, Arbeitsplatz oder Los und hast dabei vollständige Transparenz über den gesamten Fertigungsfortschritt.
Kapazitäts- & Liquiditätsplanung
Die geplante Auslastung sowie der Liquiditätsbedarf ergeben sich automatisch aus allen erfassten Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen.
Rahmenaufträge & Abrufe
Jahresmengen werden sauber abgebildet, Abrufe je nach Bedarf gesteuert, Rabatte kundenspezifisch berücksichtigt und der Status bleibt jederzeit transparent.
Einkauf mit Weitblick & Spielraum
Rahmen- und Abrufbestellungen ermöglichen einen optimierten Einkauf: Konditionen werden langfristig gesichert, Abrufe erfolgen flexibel und termingerecht – das Spiegelbild zu Rahmenaufträgen im Verkauf.
Preise & Konditionen flexibel abbilden
Komplexe Preis- und Rabattstrukturen mit Staffeln und Sonderkonditionen lassen sich individuell konfigurieren.
Lückenlose Rückverfolgbarkeit
Serien- und Chargennummern werden in der Fertigung vergeben, per Scan im Lager erfasst und auf Lieferscheinen angedruckt. Alles bleibt transparent & übersichtlich im Seriennummern-Stammblatt.
Finance und CRM integriert
Neben der vollständigen Finanzbuchhaltung steht ein einfaches CRM-System zur Verfügung. Beides ist mehrmandantenfähig und unterstützt mehrere Firmen oder Brand.
Reklamationen & Qualitätsmanagement
Behalte die Liefertermintreue im Blick, bewerte Lieferanten nach Hard- und Soft-Facts und nutze 8D-Reports für kontinuierliche Verbesserungen. Nachkalkulationen erhältst du als PDF oder CSV.
Offen für dein Ökosystem
Über CSV bzw. XLS-Exporte und REST-API bindest du externe Systeme nahtlos und ohne Reibungsverluste an.
Flexibel vernetzt – KES verbindet deine Systeme
Kieselstein ERP lässt sich nahtlos mit gängigen Branchensystemen und Standards verbinden. Über EDI, beispielsweise mit CleverCure, bindest du Partner und Kundennetzwerke direkt an. Bestellungen und Stammdaten aus Shop-Systemen werden automatisch über den Webshop-Import übernommen. Der CSV-Import ermöglicht den schnellen Datenaustausch mit einer Drittsoftware. Für die Logistik stehen mobile Scanner-Workflows zur Verfügung: Offene Auftragspositionen werden direkt in Lieferscheine gebucht, inklusive der notwendigen Belege und Etiketten. Auch Wareneingänge können unmittelbar vom Warenetikett erfasst werden.
FAQ zur KES-software für die verwaltung deiner Aufträge
Der Auftrag ist das zentrale Element der Sequenz Anfrage → Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung. Er durchläuft den gesamten Wertschöpfungsprozess und bündelt die meisten Informationen.
Die Auftragsverwaltung deckt unterschiedlichste Szenarien ab – vom Wartungs- und Servicegeschäft mit wiederkehrenden Leistungen über projektorientierte Aufträge mit Meilensteinen bis hin zur Fertigung mit materialpreisabhängigen Kalkulationen (z. B. in der Metallbranche) und internationalem Handel in mehreren Währungen. So bleibst du jederzeit auskunftsfähig, hältst deine Prozesse schlank und steuerst Aufträge durchgängig – vom Angebot bis zur Abrechnung.
Nein. Starte dort, wo dein Geschäftsprozess beginnt. Holt jemand lagernde Ware ab, stellst du einfach direkt eine Rechnung aus.
Das Auftragsmodul ist dein Cockpit: Materialbeschaffung (Bestellungen, Lieferstatus, Eingangsrechnungen), Fertigung (Status inkl. organisatorischer Infos zum beteiligten Personal) sowie Liefer- und Abrechnungsstatus.
Neben der Geschäftsführung arbeiten vor allem Key-Account-Manager und Kundenbetreuer damit. Auch die zweite Führungsebene – vom Einkauf bis zur Produktion – profitiert unmittelbar.
Über Berechtigungen steuerst du, ob Anwender keine Preise, nur Einkaufspreise, nur Verkaufspreise oder beide sehen.
Ja. Ab einer eingestellten Mahnstufe oder bei einem am Kunden hinterlegten Kreditlimit erhältst du eine entsprechende Warnung.
Ja. Du kannst pro Bewegungsposition Bilder hinterlegen und am Artikel Standardbilder definieren, die in den gewünschten Formularen mitgedruckt werden. Außerdem lassen sich E-Mail-Anhänge je nach Belegart hinterlegen, sodass z. B. bei Angebot und Auftrag zusätzliche Dokumente automatisch mitgesendet werden.
Ja. Im Artikel kannst du Hinweise (Text oder Bild) hinterlegen. Beim Buchen im Wareneingang wird der Hinweis im Client angezeigt.
Ja. KES unterstützt gemischte Steuersätze pro Beleg und die automatische Steuerermittlung gemäß EU-OSS.
Ja. Die Kommunikationssprache stellst du beim Partner (Kunde/Lieferant) ein. Ausdrucke verwenden diese Sprache automatisch. Die jeweiligen Texte bzw. Übersetzungen pflegst du selbst (KES ist kein automatischer Übersetzer).
Standardmäßig Deutsch und Englisch (US). Italienisch und Polnisch sind ebenfalls verfügbar. Weitere Sprachen lassen sich durch Ergänzungen und Bereitstellung der Übersetzungen hinzufügen.
Mit dem Sepa-Modul (ISO 20022) kannst du Kontoauszüge deiner Bank importieren und so die Zahlungen fast vollautomatisch verbuchen. Zusätzlich kannst du mit dem Zahlungsvorschlag mit optimaler Skontoausnützung deine freigegebenen Zahlungen an die Bank übermitteln.
Mit der Freigabeverwaltung für Artikel und Stücklisten kannst du sehr genau steuern, wer wann was ändern darf.
Gemeinsam stärker
Mit der Mitgliedschaft in der Kieselstein ERP Genossenschaft profitierst du von praxisnaher Unterstützung und dem Austausch mit Unternehmen aus der DACH-Region.
Abwicklung eines Auftrags mit KES
1. Auftrag anlegen & Zahlungsplan festlegen
Du legst den Festpreis-Auftrag an, definierst den Zahlungsplan (z. B. Anzahlung in Höhe des Materialwerts) und erzeugst die erste Anzahlungsrechnung. Nach Zahlungseingang setzt KES den Status automatisch so, dass die Konstruktion freigegeben ist.
2. Auftragsbestätigung
Du erstellst die Auftragsbestätigung mit Artikel, Preis und Leistungsbeschreibung – alles eindeutig dem Auftrag zugeordnet.
3. Konstruktion & Stückliste
Die Technik erstellt die CAD-Zeichnungen. Über den (Intelligenten) Stücklistenimport importierst du die Positionen aus dem CAD System in das Stücklistenmodul (inkl. Zeichnungen). Die Zeichnungen können mit Hilfe der umfangreichen Kommentarfunktion direkt verlinkt werden.
4. Fertigungsaufträge erzeugen
Per Auftragsdisposition entstehen automatisch alle Fertigungsaufträge (Lose) für Baugruppen bzw. Komponenten.
5. Lieferantenanfragen & Einkauf
Über den Anfragevorschlag erzeugst du Gruppenanfragen an geeignete Lieferanten – inklusive Zeichnungen. Eingehende Angebote pflegst du mit Preisen und Lieferzeiten ein, führst den Preisvergleich durch und bestellst dann. Wareneingänge werden direkt vom Warenetikett per mobilem Scanner gebucht.
6. Fertigung & Zusatzbedarfe
Die Fertigung läuft, Zeit und Material buchst du auf das Produkt. Zusätzliche Komponenten, wie im Anlagenbau üblich, kannst du jederzeit ergänzen – mit oder ohne Stücklistenänderung.
7. Seriennummern & Rückmeldung
In der Fertigung vergibt KES Seriennummern und Barcodes. Nach der Fertigmeldung gehen die Teile bestandswirksam ins Lager. Beim Versand werden Seriennummern im Lager gescannt und auf dem Lieferschein ausgewiesen.
8. Meilensteine fakturieren & abgrenzen
Entsprechend dem Zahlungsplan stellst du weitere Anzahlungs- oder Teilrechnungen (z. B. nach Konstruktion oder Bestellung) und verbuchst sie gegen den Auftrag. Läuft das Projekt über den Bilanzstichtag oder brauchst du monatliche Abgrenzungen, bildet KES die periodengerechten Erträge und Kosten automatisch ab.
9. Lieferung & Export
Du erstellst den Lieferschein und lieferst aus. Bei Exporten erzeugst du vorab eine Proformarechnung für die Zollabwicklung.
10. Nachkalkulation & Schlussrechnung
KES vergleicht die Ist-Kosten mit dem Pauschalpreis. Falls nötig, bereitest du eine Nachverhandlung vor. Anschließend stellst du die Schlussrechnung. Der Auftrag wird abgeschlossen.
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