Eingangsrechnungen digital verarbeiten – mit einem Mausklick
Mit der neuen Drag-&-Drop-Funktion wird die Erfassung von Eingangsrechnungen noch einfacher. Ziehe die Rechnung oder das zugehörige E-Mail einfach in das vorgesehene Feld der Eingangsrechnung – Kieselstein ERP übernimmt die enthaltenen Rechnungsdaten automatisch. So sind Lieferantenrechnungen innerhalb weniger Sekunden erfasst und der manuelle Aufwand in der Buchhaltung reduziert sich deutlich.
Spare Zeit in der Buchhaltung
Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen gehört heute zu den einfachsten Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben in der Buchhaltung zu automatisieren. Statt Rechnungen manuell abzutippen, erkennt Kieselstein ERP den Lieferanten automatisch, übernimmt die relevanten Rechnungsdaten und kann – bei entsprechender Konfiguration – sogar die Kontierung vorbelegen.
Aktuell unterstützt Kieselstein ERP folgende Formate:
- ZUGFeRD ab Version 2.0
- eRechnung
- xRechnung
Automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Und so funktioniert’s: Sobald eine elektronische Lieferantenrechnung per Drag & Drop in Kieselstein ERP übernommen wird, erkennt das System den Lieferanten automatisch und liest die relevanten Rechnungsdaten aus.
Je nach Konfiguration werden unter anderem folgende Informationen übernommen:
- Lieferant
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Beträge und Steuerinformationen
- Zahlungsdaten
- Kontierung (bei entsprechender Voreinstellung)
Zusätzlich wird das Originaldokument automatisch in der Dokumentenablage gespeichert. Die Rechnung bleibt dadurch jederzeit nachvollziehbar und steht auch für spätere steuerliche Prüfungen zur Verfügung. So ist die Eingangsrechnung innerhalb weniger Sekunden vollständig erfasst.
Verbindung zwischen Wareneingang und Eingangsrechnung
Besonders interessant wird die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung im Zusammenspiel mit der Warenwirtschaft. Schließlich sollte eine Lieferantenrechnung erst dann freigegeben werden, wenn die bestellte Ware tatsächlich eingetroffen ist und geprüft wurde.
Kieselstein ERP verbindet deshalb den Wareneingang direkt mit der Eingangsrechnung. Dadurch lassen sich Mengen, Lieferungen und Rechnungen einfach miteinander vergleichen. Abweichungen werden frühzeitig erkannt und fehlerhafte Rechnungen können bereits vor der Buchung geprüft werden. Das sorgt für mehr Transparenz und reduziert Rückfragen sowie Korrekturen im weiteren Buchhaltungsprozess.
Weniger Aufwand und weniger Fehler
Wer Rechnungen manuell erfasst, kennt die typischen Fehlerquellen: Zahlendreher, vergessene Felder oder falsch zugeordnete Lieferanten. Durch die automatische Übernahme der Rechnungsdaten entfällt ein Großteil dieser manuellen Arbeit. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Eingabefehlern erheblich. Davon profitieren nicht nur Buchhaltung und Einkauf, sondern alle nachgelagerten Prozesse.
„Eine E-Rechnung entfaltet ihren Mehrwert erst dann, wenn ihre Daten automatisch verarbeitet werden – nicht erst, wenn sie als PDF abgelegt wird.“
E-Rechnung wird zum Standard
Mit gesetzlichen Vorgaben wie dem deutschen Wachstumschancengesetz gewinnt die elektronische Rechnungsverarbeitung zunehmend an Bedeutung. Kieselstein ERP unterstützt deshalb nicht nur den Import elektronischer Eingangsrechnungen, sondern erstellt auch Ausgangsrechnungen und Gutschriften im ZUGFeRD-2.3-Format. Unternehmen, die ebenfalls mit Kieselstein ERP arbeiten, können diese Rechnungen anschließend komfortabel automatisch importieren und weiterverarbeiten.
Auch in Österreich wird das Thema immer wichtiger. Mit ViDA (VAT in the Digital Age) wird die elektronische Rechnungsstellung künftig schrittweise zum Standard. Wer bereits heute auf ein ERP-System mit integrierter E-Rechnungsverarbeitung setzt, ist dafür bestens vorbereitet.
Word- und Excel-Rechnungen haben ausgedient
Viele Unternehmen erstellen Rechnungen noch immer mit Word oder Excel. Für moderne digitale Buchhaltungsprozesse sind diese Dokumente jedoch kaum geeignet. Da strukturierte Rechnungsdaten fehlen, müssen Informationen häufig erneut manuell erfasst werden – ein unnötiger Mehraufwand mit entsprechendem Fehlerrisiko.
Elektronische Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen dagegen eine durchgängige digitale Verarbeitung ohne doppelte Datenerfassung.Wer frühzeitig auf ein ERP-System mit integrierter E-Rechnungsverarbeitung umsteigt, spart langfristig Zeit und schafft die Grundlage für effiziente, zukunftssichere Prozesse.
Mit der automatischen Verarbeitung von E-Rechnungen, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen reduziert Kieselstein ERP den manuellen Aufwand bei der Erfassung von Eingangsrechnungen deutlich. Die automatische Lieferantenerkennung, die Übernahme der Rechnungsdaten, die Verknüpfung mit dem Wareneingang und die revisionssichere Dokumentenablage sorgen für effiziente Prozesse und schaffen gleichzeitig die Grundlage für eine moderne digitale Buchhaltung.
Kieselstein ERP unterstützt derzeit E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD bis Version 2.3.
Unter anderem Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuerinformationen sowie – bei entsprechender Konfiguration – die Kontierung.
Das Originaldokument wird automatisch in der Dokumentenablage gespeichert und steht jederzeit für Nachweise oder steuerliche Prüfungen zur Verfügung.
Ja. Ausgangsrechnungen und Gutschriften können im ZUGFeRD-2.3-Format erstellt und versendet werden.