Viele Unternehmen beschäftigen sich irgendwann mit der Frage, ob ein ERP-Wechsel sinnvoll wäre. Neue Funktionen, moderne Oberflächen oder attraktive Angebote von Softwareanbietern machen einen Umstieg oft verlockend. Was dabei häufig unterschätzt wird: Die eigentlichen Kosten eines ERP-Wechsels entstehen meist nicht durch die Software selbst, sondern durch die Einführung und den Wechselprozess.
Mehr als nur Lizenzkosten
Wer die Kosten eines ERP-Wechsels berechnen möchte, sollte deutlich mehr berücksichtigen als die Anschaffung einer neuen Software.
Typische Kostenfaktoren sind:
- Auswahl des neuen Systems
- Schulung der Mitarbeiter
- Einführung und Projektmanagement
- Anpassungen und Individualisierungen
- Lizenzkosten
- Zusätzliche Lizenzkosten bei Unternehmenswachstum
- Neue Hardware
- Zusatzprogramme und Schnittstellen
- E-Mail-Systeme und weitere Infrastruktur
- Datenmigration und Datenaufbereitung
Je nach Unternehmensgröße können diese Positionen einen erheblichen Aufwand verursachen.
ERP-Wechsel: Datenmigration oft unterschätzt
Besonders anspruchsvoll ist häufig die Migration der bestehenden Daten. Dabei stellt sich unter anderem die Frage:
- Können alle Stammdaten übernommen werden?
- Was passiert mit Dokumenten und Archiven?
- Wie werden offene Aufträge übertragen?
- Können Bewegungsdaten übernommen werden?
Stammdaten wie Kunden, Lieferanten oder Artikel lassen sich in der Regel übernehmen, müssen aber häufig bereinigt oder aktualisiert werden. Deutlich komplexer wird es bei Dokumentenablagen und Bewegungsdaten. Die Vorstellung, sämtliche offenen Vorgänge per Knopfdruck in ein neues System zu übertragen, ist in der Praxis meist nicht realistisch und verursacht häufig erheblichen Transformationsaufwand.
Gerade bei einem ERP-Wechsel werden viele dieser indirekten Aufwände in der ersten Kalkulation nicht berücksichtigt.
Die größten Kosten entstehen oft nach der Entscheidung
Betrachtet man ein Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitern, können sich die internen und externen Aufwände schnell summieren. Werden Auswahl, Einführung, Schulungen, Anpassungen, Projektmanagement und Datenmigration berücksichtigt, ergeben sich nicht selten Gesamtkosten von rund 350.000 Euro. Die Übernahme von Bewegungsdaten ist dabei häufig noch nicht eingerechnet. Zusätzlich kommt die Zeit hinzu, die Mitarbeiter benötigen, um nach der Umstellung wieder ihre gewohnte Produktivität zu erreichen.
Wer ERP-Systeme ausschließlich anhand der Lizenzkosten vergleicht, unterschätzt daher häufig die tatsächlichen Gesamtkosten eines Wechsels. Welche versteckten Kosten bei ERP-Systemen zusätzlich entstehen können, zeigen wir in unserem Beitrag zu den Lizenz- und Betriebskosten von ERP-Systemen.
ERP-Umsteige sollte gut geplant sein
Wer heute die richtige ERP-Entscheidung trifft, kann einen späteren ERP-Wechsel und die damit verbundenen Kosten oft vermeiden. Deshalb sollten Unternehmen nicht nur die aktuellen Anforderungen berücksichtigen, sondern auch zukünftige Entwicklungen, Wachstum und Erweiterungsmöglichkeiten einplanen.
Ein System, das mit dem Unternehmen mitwachsen kann, reduziert das Risiko eines späteren Umstiegs erheblich. Bei der Auswahl eines ERP-Systems lohnt sich daher auch ein Blick auf Themen wie Zukunftssicherheit, Open Source und langfristige Weiterentwicklung. Warum Open Source dabei nicht nur mehr Unabhängigkeit, sondern unter Umständen auch wirtschaftliche Vorteile bieten kann, lesen Sie in unserem Beitrag „Spart Open Source Geld?“.
ERP-Wechsel muss kein Mammutprojekt sein
Gleichzeitig ist nicht jeder ERP-Wechsel automatisch mit monatelangen Projekten, langen Schulungsphasen und hohen Produktivitätseinbußen verbunden. Wie aufwendig ein Umstieg tatsächlich wird, hängt unter anderem von der Vorbereitung, den bestehenden Prozessen und der gewählten Lösung ab. Die Erfahrungen unserer Mitglieder zeigen, dass ein gut geplanter Wechsel deutlich schneller möglich sein kann als viele Unternehmen erwarten. So arbeiten heute bereits mehr als 600 Anwender täglich mit Kieselstein ERP. Unternehmen, die von HELIUM V auf Kieselstein ERP umgestiegen sind, berichten von besonders kurzen Schulungszeiten und einer schnellen Produktivsetzung.