Wer sich mit Unternehmenssteuerung, Kennzahlen und Auswertungen beschäftigt, stößt früher oder später auf den Begriff Business Intelligence (BI). Viele Controller, Berater und Softwareanbieter vertreten die Ansicht, dass für aussagekräftige Analysen ein zusätzliches BI-System notwendig ist. Doch stimmt das wirklich?
Was ist ein BI-System?
Business-Intelligence-Systeme sammeln, verknüpfen und visualisieren Unternehmensdaten. Ziel ist es, Zusammenhänge schneller zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Typische Anwendungsbereiche sind Umsatzanalysen, Produktionskennzahlen, Liquiditätsplanung oder Management-Dashboards. Der Haken: BI-Systeme verursachen oft zusätzliche Kosten, benötigen Schnittstellen zu bestehenden Systemen und müssen laufend gepflegt werden.
Die Qualität der Daten entscheidet
In vielen Unternehmen fehlt es nicht an Daten oder Berichten, sondern an der Qualität der zugrunde liegenden Informationen. Denn selbst die beste Business-Intelligence-Software kann nur mit den Daten arbeiten, die ihr zur Verfügung stehen.
Oder anders gesagt: „Shit in – Shit out.“ Sind Stammdaten unvollständig oder werden Prozesse nicht konsequent im System erfasst, liefern auch aufwendige Dashboards keine verlässlichen Ergebnisse.
ERP oder BI-System?
Viele Unternehmen nutzen nur einen Bruchteil der Auswertungsmöglichkeiten ihres ERP-Systems. Dabei bieten moderne ERP-Lösungen oft bereits umfangreiche Analyse-, Reporting- und Kennzahlenfunktionen. Je nach System stehen hunderte Auswertungen für Einkauf, Vertrieb, Produktion, Lager, Projekte oder Finanzen zur Verfügung. Damit lassen sich viele Fragestellungen bereits beantworten, ohne zusätzliche Software einzuführen. Bevor Unternehmen in ein separates BI-System investieren, lohnt sich daher ein genauer Blick auf die vorhandenen ERP-Daten und Auswertungsmöglichkeiten.
Nicht jedes Problem braucht ein neues System
Oft bringt eine konsequente Nutzung der bestehenden ERP-Daten deutlich mehr Nutzen als die Einführung weiterer Softwarelösungen. Sind die Daten aktuell und sauber gepflegt, lassen sich wichtige Unternehmenskennzahlen häufig bereits mit wenigen Klicks abrufen. In der Praxis können fundierte Auswertungen sogar dabei helfen, Entscheidungen von Banken, Investoren oder Finanzierungspartnern positiv zu beeinflussen.
Fazit: Gute Daten sind wichtiger als zusätzliche Software
Ein BI-System kann sinnvoll sein – insbesondere bei sehr komplexen Anforderungen, großen Datenmengen oder wenn Informationen aus vielen unterschiedlichen Systemen zusammengeführt werden müssen. Viele Unternehmen sollten jedoch zunächst prüfen, welche Auswertungs- und Analysefunktionen ihr ERP-System bereits bietet. Häufig liegt das größte Potenzial nicht in zusätzlicher Software, sondern in der konsequenten Nutzung der vorhandenen Daten. Denn gute Entscheidungen entstehen nicht durch möglichst viele Systeme, sondern durch die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.